Aanhoudende hoge werkdruk zorgt regelmatig voor personeelsuitval. Zo ook bij deze klant. Dat wil je (in de toekomst) natuurlijk voorkomen, maar dan moet je wel weten hoe je dat doet. Met het vraagstuk “Hoe krijgen en houden we teams bevlogen en energiek” houden we ons dagelijks bezig. Samen met deze klant vonden we een maatwerkoplossing die de organisatie toekomstperspectief geeft.
Leer de klant kennen
De organisatie helpt andere bedrijven met onafhankelijk advies. Dat doen ze per project met een werkgroep van specifieke deskundigen en daarnaast een netwerk aan wetenschappers en kennisinstituten.
Op zoek naar een nieuwe organisatiestructuur
Deze klant maakte in korte tijd snelle groei door: het aantal opdrachten verdubbelde. En dat is natuurlijk heel positief. Helaas ontstond er door groei meer werk dan realistisch gezien gedaan kon worden met de bestaande werkwijze en het huidige team. Medewerkers zijn zeer gedreven en perfectionistisch en dat resulteerde, in combinatie met meer werk, in een aantal overspannen medewerkers en uitval van personeel.
Door de veranderende werkzaamheden en aanhoudende hoge werkdruk bij medewerkers ontstond de vraag “Hoe organiseren we onszelf opnieuw, zodat we energieke en gemotiveerde teams hebben die met plezier werken?”
Inhoudelijke gesprekken als startpunt
Ter voorbereiding op deze dag hebben we een aantal gesprekken gevoerd met de organisator, directeur en vier van de 16 adviseurs. Daardoor kregen we inzicht in verschillende ervaringen en perspectieven op het vraagstuk.
Vervolgens is op basis van deze informatie een teamdag ontworpen. Zo’n dag ontwerpen we altijd op maat!
Tijdens de teamdag onderzochten de teamleden samen met de directeur en organisatiepsycholoog Sabine Mur wat al goed gaat en wat beter kan. Verschillende werkvormen zorgden voor constructieve gesprekken. Met meer begrip voor elkaar en kennis van de gemeenschappelijke waarden, maakten de teamleden een toekomstbeeld van de ambitie. Ze wisselden uit welke voorwaarden daarvoor al aanwezig zijn en wat nog meer nodig is om de ambitie waar te maken. Deelnemers noemden de werkwijze pakkend, positief en actiegericht.
Tenslotte maakten de teamleden vanuit die gezamenlijke ambitie concrete plannen die ertoe leiden dat het team weer met plezier en gezondheid samen kan werken.
De teamleden verlieten de bijeenkomst met meer teamgevoel, positieve energie en vertrouwen in de toekomst.
Drie concrete plannen aan de basis van verandering
Het resultaat? Drie concrete plannen en de afspraak om die in subgroepen verder uit te werken. Die plannen gingen over:
- Een nieuwe, effectievere overlegstructuur
- Concrete manieren om successen te markeren en te vieren
- Duidelijkere afspraken over de prioriteit, gewenste kwaliteit en verdeling van werkzaamheden
Duurzaam resultaat
Het resultaat bleek duurzaam. Drie maanden na de teamdag vertelden de directeur en initiator: “We zijn heel tevreden. De teamsessies hebben veel meer gebracht dan we dachten. De plannen zijn in de afgelopen maanden uitgewerkt. We hebben onlangs een succes gevierd met de hele organisatie, op de manier die tijdens de teamdag bedacht is. De nieuwe gespreksstructuur is zorgvuldig uitgedacht en in werking. We blijven die doorontwikkelen.”
Langdurige samenwerking
Sabine werd naar aanleiding van deze samenwerking gevraagd om een tweede team te begeleiden en mee te denken over de organisatieontwikkeling van de komende jaren. Bureau voor Bevlogenheid gaat graag langetermijnrelaties aan, omdat we daardoor echt kunnen helpen bij lastige vraagstukken die onderling vertrouwen vereisen.
Lees meer over een teamdag
