Personeelstekort, hoge werkdruk en de noodzaak tot innovatie zijn actuele onderwerpen in de zorgsector. Ook bij deze organisatie spelen ze een grote rol en verhogen ze de ervaren werkdruk bij medewerkers. De vraag van JGZ Zuid Holland West aan ons luidde: “Vitaliteit is de kern van ons hrm-beleid. We zijn ons er namelijk van bewust dat vitale medewerkers en een gezonde organisatie ervoor zorgen dat we onze taak goed kunnen uitvoeren. Hoe kunnen we mentale vitaliteit vergroten en inbedden in onze organisatie?” Een strategisch vraagstuk waar we maar al te graag mee aan de slag gaan.
Wat doet JGZ Zuid Holland West?
JGZ is het consultatiebureau voor kinderen en jeugd. Ze helpen dagelijks ouders en kinderen met gezond opgroeien, ontwikkelen en opvoeden. Van vaccinatie tot advies: JGZ helpt kinderen van baby tot tiener.
De noodzaak tot innovatie in de zorgsector
JGZ Zuid-Holland West wilde een organisatie zijn waar mensen fit met plezier werken. Met behulp van subsidie van ZonMW werd begin 2023 een traject gestart om de mentale vitaliteit van medewerkers te verhogen en de organisatie in dit opzicht meer toekomstbestendig te maken.
Als tijdelijk onderdeel van Instituut voor Interventiekunde werden wij, Sabine Mur en Gitta Starremans van Bureau voor Bevlogenheid, samen met Hanneke Laarakker gevraagd om een organisatieontwikkeltraject vorm te geven. Ons wetenschappelijk denkkader over mentale vitaliteit en werkgeluk en de verandermethodiek appreciative inquiry (ook waarderend onderzoeken genoemd) vormden belangrijke uitgangspunten. Het effect van de aanpak werd onderzocht door EHERO (Erasmus Universiteit Rotterdam).
Team- en organisatieontwikkeling in 7 stappen
JGZ startte dit traject ‘Mentale vitaliteit en waarderend onderzoeken’ om medewerkers te ondersteunen en om mensen te bewegen naar meer nieuwsgierigheid en optimisme bij de aanpak van problemen op het werk. Het was niet de bedoeling om ‘eventjes’ aandacht te geven aan mentale vitaliteit, maar om duurzame verandering teweeg te brengen via team- en organisatieontwikkeling.
Organisatiepsychologen Sabine Mur en Hanneke Laarakker werkten een jaar lang samen met de medewerkers van JGZ en de onderzoekers van EHERO. Samen gaven zij een impuls aan de ontwikkeling van 15 deelnemende teams en de organisatie als geheel. Aan het eind van deze samenwerking tussen drie organisaties, konden de medewerkers van JGZ zelfstandig verder. Hoe we dit aanpakten?
- De organisatiepsychologen spraken met verschillende belanghebbenden zoals het MT, de OR, HRM, de interne organisatieadviseur en teamcoaches en een aantal medewerkers over hun perspectief op de ontwikkeling van de organisatie, de vraagstukken in teams, vitaliteit en geluk van medewerkers. Alle perspectieven werden meegenomen in de aanpak.
- EHERO deed onderzoek naar werkgeluk en vitaliteit van medewerkers en koppelde daarover resultaten terug in teams. In gesprek met de organisatiepsychologen verbonden teams de resultaten aan dagelijkse ervaringen, relevante samenwerkingsvraagstukken en ambities. Wat gaat hier goed? Wat is lastig? Wat wil je komend jaar veranderen ten gunste van meer werkgeluk en mentale vitaliteit?
- Elk team koos een thema dat voor hen relevant en urgent was. En bovendien bijdraagt aan meer mentale vitaliteit. Hanneke en Sabine hebben per team twee sessies begeleid, waarin teamgenoten aan de slag gingen volgens de filosofie en methode van waarderend onderzoeken. Teamleden deelden ervaringsverhalen en ambities met elkaar. Ze kwamen tot gerichte acties voor hun dagelijkse werkpraktijk.
- De organisatiepsychologen zorgden ook voor kennisoverdracht, met de bedoeling waarderend onderzoeken op de lange termijn in de organisatie te verankeren. Er werd bijvoorbeeld een verdiepingssessie georganiseerd voor het MT, de OR, HRM, de teamcoaches en een aantal medewerkers om de kennis over de methodiek breed in de organisatie bekend te maken.
- De interne teamcoaches van JGZ namen deel aan de 15 teamtrajecten, zodat zij zelf leerden werken volgens de principes van waarderend onderzoeken. Ze kunnen dit in de toekomstige teamontwikkeltrajecten meenemen.
- EHERO bracht het effect van de aanpak in kaart met kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Dit gebeurde gedurende het traject via pulse metingen en interviews. Na tien maanden werd er een nieuw medewerkersonderzoek gedaan.
- Tenslotte hebben alle belanghebbenden van JGZ samen een actieplan gemaakt, dat JGZ helpt om ook in de komende jaren werk te maken van de mentale vitaliteit in hun organisatie. De adviezen van de organisatiepsychologen en onderzoekers zijn hierin meegenomen. Ook mooi: JGZ ontwierp naar aanleiding van dit traject het boekje ‘Goud In Je Team’ over werken aan mentale vitaliteit.
“Het liefst gaan we gewoon aan het werk met kinderen en ouders. We zijn praktisch ingestelde mensen en willen concreet aan de slag. Het vitaliteitstraject was een kans om als team extra begeleid te worden. Ons team stond ervoor open om met de dingen aan het werk te gaan waarvan we zelf denken dat ze nodig zijn.” – Medewerker van JGZ
Voorlopig resultaat
Het MT, de OR, afdeling HRM en de interne organisatieadviseurs en teamcoaches van JGZ zijn van begin tot eind actief betrokken door de organisatiepsychologen. Een belangrijk effect van deze aanpak was dat de vertegenwoordigers van de verschillende organisatieonderdelen elkaars ambities en initiatieven rond vitaliteit en werkplezier beter leerden kennen.
Een concrete ambitie
Meer afstemming tussen organisatieonderdelen en een concreet geformuleerde organisatiebrede ambitie rond vitaal personeel is één van de belangrijke resultaten van dit traject. Er is een concreet en onderbouwd actieplan gemaakt dat in de toekomst richting geeft bij het werken aan een vitale organisatie. Verder is de samenwerking tussen teams, bijvoorbeeld tussen uitvoerende teams en het management, verbeterd.
Vooruitgang per thema
Veel teams hebben vooruitgang geboekt op de door hen gekozen thema’s. In interviews vertellen mensen bijvoorbeeld dat zij in de samenwerking meer regie ervaren dan voorheen. Regie ervaren is ontzettend belangrijk voor werkplezier en mentale vitaliteit. Een ander geluid is dat de werkdruk niet veranderd is, maar dat zij er beter mee om kunnen gaan.
Daarnaast is er geleerd over waarderend onderzoeken als filosofie en methode voor team- en organisatieontwikkeling. Teams reageerden over het algemeen positief op deze aanpak.
“Door het traject ben ik geïnspireerd geraakt. We hebben meer oog voor elkaar en letten beter op elkaars welzijn. We doen bijvoorbeeld een check-in en vragen daarin hoe het met elkaar gaat. Dat is een makkelijke en praktische manier om op de hoogte te blijven. Ook appen en bellen we bijna dagelijks met elkaar. Dat is niet nieuw, maar we hechten er meer waarde aan. Onze band wordt daardoor ook steeds sterker. Daar hebben de sessies zeker aan bijgedragen.” – Medewerker van JGZ
Structureel waarderend onderzoek
Op basis van deze resultaten heeft het management ervoor gekozen om waarderend onderzoeken een structurele plek te geven bij team- en organisatieontwikkeling. De interne teamcoaches zijn gedurende het traject opgeleid, zodat zij teams hierin kunnen blijven voorzien.
Meer bevlogenheid
In de meting van Ehero waren de effecten van de aanpak voorzichtig zichtbaar: teams die hebben meegedaan, scoren iets hoger op geluk (volgens de index van Ehero), enthousiasme over hun baan en het op een positieve manier opgaan in het werk (twee van de drie elementen van bevlogenheid) dan teams die nog niet meededen. Specifiek vitaliteit, dus de mate waarin men zich in mentaal opzicht energiek voelt (dit is het derde element van bevlogenheid), is niet toegenomen. Er is wel meer bewustzijn voor het onderwerp.
Eigenlijk is één jaar werken volgens deze aanpak te kort om grootse meetbare effecten te verwachten. De in teams ingezette veranderingen hebben immers de tijd nodig om zich volledig te ontwikkelen. Samen doelgericht verder werken aan de gemaakte plannen, kan leiden tot nog grotere (meetbare) successen.
Een bijzondere samenwerking
Deze opdracht was voor ons bijzonder door de samenwerking met Instituut voor Interventiekunde, EHERO (onderzoeksorganisatie van de Erasmus Universiteit) en JGZ. Wij genoten van de samenwerking en de verbindende rol die we daarin hadden. Iedere partij deed waar zij goed in is en vulde de anderen aan. We zijn erg tevreden over het resultaat. Samen succesvol zijn. Daar houden we van!
De samenwerking werd in financieel opzicht mogelijk gemaakt door ZonMw (financieringsorganisatie van innovatie en onderzoek in de gezondheidszorg). Onze ervaringen en inzichten dragen daardoor ook bij aan meer kennis over het versterken van mentale vitaliteit van werkenden. Die kennis is via de website van ZonMW gratis beschikbaar voor andere organisaties. Daar zijn we best trots op.
Wil je meer lezen over dit traject? JGZ Zuid Holland West schreef het boekje Goud in je team – Werken aan mentale vitaliteit. Op de website van ZonMW staan ook de ervaringen van andere organisaties beschreven.
